第19章：目录与交叉引用

学习目标

• 掌握自动目录的正确做法
• 理解目录基于什么生成
• 学会使用交叉引用
• 掌握更新域的方法

19.1 自动目录的原理

我们之前讲过，Word自动目录基于标题样式或大纲级别生成。

工作原理：

1. 你给各级标题应用对应的样式
2. 每个标题样式已经设置了对应的大纲级别
3. 插入TOC域
4. Word更新时扫描文档，收集所有标题，按级别生成目录
5. 每个目录条目自动带页码，还可以点击跳转

所以，正确设置标题样式是自动目录的前提。手敲目录，加完删改章节还要手改页码，太麻烦了。

19.2 正确步骤生成自动目录

第一步：给标题应用样式

确保：

• 章标题 → 标题1样式
• 节标题 → 标题2样式
• 小节标题 → 标题3样式
• …以此类推

不用改Word默认的，默认已经对应了正确的大纲级别。

第二步：插入目录

把光标放在你想放目录的位置（一般在封面之后，正文之前），然后：

引用 → 目录 → 自动目录

Word就会插入TOC域，自动生成目录。

在XML中就是我们之前讲的：

<w:r>
  <w:fldChar w:fldCharType="begin"/>
  <w:instrText>TOC \o "1-3" \h \z</w:instrText>
  <w:fldChar w:fldCharType="end"/>
</w:r>

• \o "1-3" 包含大纲级别1到3级
• \h 生成超链接
• \z 去掉页码边框

19.3 更新目录

你修改了文档，增加删除了章节，页码变了，需要更新目录：

1. 右键点击目录区域
2. 选择“更新域“
3. 选择“只更新页码“或者“更新整个目录“
4. 确定

如果只是页码变了，选只更新页码，快。如果加删了标题，选更新整个目录。

19.4 自定义目录

你可以选择包含哪些级别：

• 如果你的文档只有两级标题，就 \o "1-2"
• 如果有四级，就 \o "1-4"

插入目录时在对话框里设置起始级别和结束级别就可以了。

你也可以自定义目录样式，目录本身用什么格式，改目录样式就可以，所有目录自动更新。

19.5 图表目录

如果你的文档有很多图或表，可以做图表目录：

前提：

• 所有图表题注都用Word的插入题注功能插入
• 图用“图“标签，表用“表“标签

然后：

• 引用 → 插入图表目录
• 选择标签，生成

就自动生成带页码的图表目录了。原理和目录一样，也是基于题注收集。

19.6 交叉引用是什么

交叉引用就是：“详见 第3章”，那个“第3章“如果是手敲的，你把第3章挪到第4章了，这里还要手改。用交叉引用，自动更新。

使用交叉引用步骤

1. 光标放在你要放引用的地方
2. 引用 → 交叉引用
3. 选择引用类型：标题、书签、编号、图表等
4. 选择要引用的目标
5. 插入

Word就会插入一个REF域，自动引用目标标题文字和页码。

在XML中的样子

<w:r>
  <w:t>详见</w:t>
  <w:fldChar w:fldCharType="begin"/>
  <w:instrText>REF _Ref123456789 \h</w:instrText>
  <w:fldChar w:fldCharType="separate"/>
  <w:t>第3章 开头</w:t>
  <w:fldChar w:fldCharType="end"/>
  <w:t>。</w:t>
</w:r>

\h 表示加上超链接，点击可以跳过去，很好用。

19.7 更新交叉引用

和目录一样，改了文档之后，全选文档，按F9，更新所有域，所有交叉引用、页码、目录都更新了。

养成习惯：最后输出PDF之前，全选 → F9 更新所有域，检查一遍，确保所有引用页码都对。

19.8 书签

书签是什么？书签就是给文档中某个位置打个标记，可以交叉引用跳过去。

插入书签：

1. 选中位置或文字
2. 插入 → 书签
3. 书签名 → 添加

你可以在书签对话框跳到某个书签，交叉引用也可以引用书签。长文档善用书签，跳转很方便。

19.9 最佳实践

• 永远用自动目录，不要手敲目录
• 善用交叉引用，不要手敲章节号页码
• 修改完文档最后一定要更新所有域
• 多级列表链接到标题样式，编号自动更新
• 图表用题注，做图表目录方便

本章小结

• 自动目录基于标题样式/大纲级别，正确设置标题就可以一键生成
• 修改文档后右键更新域就可以更新目录
• 交叉引用自动引用目标，章节移动自动更新，不用手改
• 全选文档按F9可以更新所有域
• 图表用题注可以生成图表目录

下一章我们讲解样式自动化排版技巧。